環(huán)境保護(hù)檔案管理的現(xiàn)狀與展望
引言
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，環(huán)境污染已成為社會(huì)各界越來越關(guān)心的熱點(diǎn)問題，因此，環(huán)境保護(hù)工作的重要意義也越來越被人們所認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，在環(huán)保工作中形成的環(huán)保檔案也越來越凸現(xiàn)出其重要性。
環(huán)保檔案是中央和地方環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)在環(huán)境管理、監(jiān)測(cè)、科研、宣傳、教育、新聞、出版等環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是環(huán)境管理活動(dòng)決策的重要依據(jù)和憑證，是制訂環(huán)境規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)，是正確進(jìn)行環(huán)境評(píng)價(jià)、開展環(huán)境科研工作的必要條件，是傳遞、交流、宣傳環(huán)保技術(shù)信息的重要工具，同時(shí)是我國(guó)環(huán)保事業(yè)的重要組成部分，因此環(huán)保檔案的重要地位是不可忽視的。
1 發(fā)展現(xiàn)狀
環(huán)保檔案管理工作隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，出現(xiàn)了前所未有的變化。首先，檔案的載體不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主，出現(xiàn)了電子文件、多媒體光盤等多種形式的載體。如環(huán)保部門內(nèi)部文件的起草、簽發(fā)、催辦等運(yùn)作過程都是在局域網(wǎng)中完成，上下級(jí)之間的文件來往也直接從網(wǎng)上接收與上報(bào)；環(huán)境監(jiān)測(cè)中空氣、水、污染源也相繼采用在線監(jiān)測(cè)，所獲大量的原始數(shù)據(jù)直接從通訊線路上傳遞；環(huán)保科研課題也以電子版的形式出現(xiàn)，其中還包括大型電子監(jiān)測(cè)點(diǎn)位分布圖、設(shè)計(jì)圖等電子文件。其次，國(guó)家的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、人民生活水平的提高、各行業(yè)的發(fā)展擴(kuò)大，對(duì)環(huán)保檔案的需求也越來越高，不再局限于本機(jī)關(guān)的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關(guān)單位、企業(yè)的利用；不再是提供本單位的幾個(gè)數(shù)據(jù)、幾張圖紙，而是要求系統(tǒng)地查閱某一事項(xiàng)的前因及后果關(guān)系，打破了時(shí)間、地域、部門限制，從而系統(tǒng)成套地利用環(huán)保檔案。第三，當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，政府要做出符合實(shí)際又積極的決策，就要了解過去，面對(duì)現(xiàn)實(shí)，預(yù)測(cè)未來。及時(shí)、準(zhǔn)確地向政府提供所需要的環(huán)境保護(hù)檔案信息，以便于政府迅速做出正確的決策，是環(huán)保部門新時(shí)期的新任務(wù)。[1]
為適應(yīng)環(huán)保檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案的各項(xiàng)職能，單憑傳統(tǒng)的檔案管理方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法是適應(yīng)環(huán)保檔案工作轉(zhuǎn)軌變型的迫切需要，隨著改革的不斷深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，環(huán)保檔案管理工作也隨之轉(zhuǎn)軌變型，主要表現(xiàn)在環(huán)保檔案管理工作由過去的封閉半閉型、單一性向開放型、多面性轉(zhuǎn)變；從一般保管查詢向信息知識(shí)再生產(chǎn)轉(zhuǎn)變；從檔案信息的分散管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方面轉(zhuǎn)變。因此迫切地需要把現(xiàn)代化管理方法應(yīng)用到環(huán)保檔案工作中去。[2]
2 存在問題
目前，環(huán)保檔案工作還存在政策機(jī)制有待完善、基礎(chǔ)能力不強(qiáng)、資源保障不足、隊(duì)伍培養(yǎng)不力、專業(yè)水準(zhǔn)不高和開發(fā)應(yīng)用不夠等問題。
2.1 檔案工作發(fā)展極不平衡
目前，環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)由于受職權(quán)、資金、場(chǎng)地、人員緊張、管理制度薄弱的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進(jìn)而使得人們對(duì)檔案管理工作的重要性和意義認(rèn)識(shí)不足，在日常工作中不注意環(huán)保檔案資料的收集和整理。在實(shí)踐中，一些有財(cái)力作保障的單位可以投入幾萬甚至十幾萬改善和加強(qiáng)檔案室的軟硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;而有些單位連最基本的檔案保管條件都無法保證。這是造成環(huán)保單位檔案工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展的主要原因。
2.2 檔案人員的素質(zhì)難以適應(yīng)檔案管理的要求
逐步建立健全起來的檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作無論在管理方法還是在檔案文件的形成、收集、管理、保管、利用、編研等方面都有章可循。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻存在“三多一少”的現(xiàn)象，即非檔案專業(yè)畢業(yè)的多、兼職的多、沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)的多，系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術(shù)的復(fù)合型人才極為缺乏；而且，檔案人員往往身兼數(shù)職；此外，老檔案員相繼離崗后，新任人員還較缺乏管理方法和經(jīng)驗(yàn)。最重要的是，計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在檔案工作中的逐步推廣應(yīng)用，也給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。[3]
隨著環(huán)境保護(hù)事業(yè)的迅速發(fā)展和環(huán)境問題研究的不斷深入，對(duì)于環(huán)境問題研究的文獻(xiàn)資料也在大量增加。其文獻(xiàn)具有內(nèi)容豐富、類型復(fù)雜、綜合交叉、載體多樣化等特點(diǎn)，為環(huán)保管理的現(xiàn)代化提供了豐富的“食糧”，同時(shí)又給廣大科技人員的查閱和科技情報(bào)管理機(jī)構(gòu)帶來了一定的困難，文獻(xiàn)的增長(zhǎng)率已超出了人們將它妥善處理的能力和條件，大量的文獻(xiàn)未能進(jìn)人正常的渠道。
2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)分散，加工處理效率較低，收集系統(tǒng)和使用效益較差
因沒有統(tǒng)一要求和嚴(yán)格的規(guī)范管理，有些科研人員忽視了科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔是科研的一部分。科研論文，報(bào)告出來了歸檔，但其他材料及原稿卻未附上。另外，由于靠層層上報(bào)匯總，缺乏管理，滿足于報(bào)數(shù)據(jù)，造成信息分散，系統(tǒng)不配套。沒有建立有效的綜合分析手段和方法，信息資源不能共享等問題，大大降低了檔案效益發(fā)揮。
3 主要對(duì)策與措施
要做好環(huán)境保護(hù)機(jī)關(guān)檔案管理工作，首先要按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的要求進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案工作的組織管理，確保機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)職能的順利實(shí)施和機(jī)關(guān)檔案工作的順利開展[4-6]。此外，建立和完善環(huán)保檔案工作機(jī)制，重點(diǎn)探索建立依法管檔機(jī)制，規(guī)范工作運(yùn)行機(jī)制、干部培養(yǎng)機(jī)制、區(qū)域交流機(jī)制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督機(jī)制以及建立開發(fā)、編研和應(yīng)用的資源共享機(jī)制，為環(huán)保檔案工作更好地服務(wù)于探索環(huán)保新道路提供有力保證。
3.1 依法建檔，提高檔案意識(shí)
各部門和單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要堅(jiān)持依法治檔，要在機(jī)關(guān)大力宣傳建立檔案的重要性和必要性，把環(huán)保檔案工作提上重要日程。運(yùn)用機(jī)關(guān)檔案工作中的正反事例，不斷提高機(jī)關(guān)工作人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們依法建檔的法制觀念，努力為本機(jī)關(guān)抓好建檔工作營(yíng)造一個(gè)良好的氛圍。
3.2 創(chuàng)新思路，提高檔案管理水平
檔案工作思路創(chuàng)新可使檔案管理工作充滿生機(jī)和活力，檔案工作管理模式的創(chuàng)新是提高檔案工作效率的有效途徑，檔案工作管理機(jī)制創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力。要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作思路和管理模式，就要解決好主動(dòng)服務(wù)、開放服務(wù)的問題，搞好提前預(yù)測(cè)、事中參與和事后服務(wù)。用創(chuàng)新的工作思維去解決工作中的新問題。[7]
3.2.1 加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭(zhēng)取全社會(huì)的大力支持，提高全民特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2.2 夯實(shí)基礎(chǔ)，做好檔案基礎(chǔ)工作 檔案人員要了解庫藏檔案內(nèi)容，清楚檔案成份的構(gòu)成、檔案的門類、檔案的分類、載體形式、保存期限、存放位置及查找方法。
3.2.3 加強(qiáng)管理，制訂辦法，狠抓制度落實(shí) 要搞好檔案管理，就要對(duì)產(chǎn)生的文書檔案從收集、歸檔到移交檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理，制訂一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。要對(duì)檔案的日常保管、借閱、利用等作出明確規(guī)定，依法進(jìn)行管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保文書檔案的質(zhì)量。
3.2.4 注重進(jìn)室（檔案室）檔案質(zhì)量 避免無價(jià)值檔案進(jìn)室 檔案在進(jìn)室之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定；三是檔案室接收之前對(duì)案卷進(jìn)行過檢查。為保證檔案進(jìn)室質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案室接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)室之前。
3.2.5 改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，以便于鑒定操作 一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級(jí)報(bào)送文件等保管期限劃分偏高，進(jìn)室后多數(shù)無人問津，占用了庫房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案角度制訂文書檔案保管期限表，如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必然會(huì)導(dǎo)致檔案室各宗檔案的重復(fù)，這些問題如不在立卷劃定保管期限時(shí)解決只靠進(jìn)室后檔案室鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定要明確。
4 做好檔案利用過程中的保密監(jiān)督工作
4. 1制度建設(shè)
檔案利用規(guī)章制度一般有閱讀制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。
4.2 隊(duì)伍建設(shè)
擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)。此外，還要有較強(qiáng)的工作能力和敏銳的觀察能力，善于做檔案利用者的工作，能獨(dú)立處理檔案利用中出現(xiàn)的問題。
因此，檔案管理人員要堅(jiān)持不斷地學(xué)習(xí)，緊跟社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代要求，不斷提高檔案管理水平。
4.3 監(jiān)督措施
在檔案利用中，要根據(jù)利用對(duì)象的不同，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，以保證檔案的完好無損。為此，檔案管理人員要做到“四勤”，即嘴勤、眼勤、手勤、腦勤。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)報(bào)告有關(guān)部門，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。
5 利用信息技術(shù)，做好環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理工作
在信息高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的發(fā)展應(yīng)用已成為趨勢(shì)，同時(shí)也為環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展提供了一個(gè)新的機(jī)遇。我們一定要充分抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，珍惜機(jī)遇，用好機(jī)遇，將現(xiàn)代科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段用于環(huán)保檔案的管理，使檔案管理現(xiàn)代化水平有很大提高，為加快促進(jìn)環(huán)保檔案的現(xiàn)代化共同努力，使環(huán)保檔案事業(yè)在為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)中得到更快更好的發(fā)展。
5. 1建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)
就是將計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的檔案文件，按照利用者要求找出信息，提供利用。要充分利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，以提高工作效率。
5.2 建立計(jì)算機(jī)編目系統(tǒng)
就是把檔案的形成單位、編號(hào)、入庫時(shí)間、在庫房存放位置、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目以一定格式用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)起來，編成各種目錄和索引，它具有一次加工輸入可多方面利用的優(yōu)點(diǎn)。
5.3 建立計(jì)算機(jī)借閱管理系統(tǒng)
它具有對(duì)借閱、查找、準(zhǔn)確、迅速地記錄和注銷各種數(shù)據(jù)的功能。可在檔案室中設(shè)立計(jì)算機(jī)終端，供檢索借閱之用，利用者把自己的查閱證號(hào)碼和所需檔案號(hào)碼通過終端鍵盤告訴計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)可以立即告訴利用者能否查到所需檔案，此后計(jì)算機(jī)把信息傳輸?shù)较鄳?yīng)庫務(wù)，就可以很快把所需檔案從庫房送到利用者手中。
5.4 認(rèn)真做好電子檔案的管理工作
在加強(qiáng)電子檔案收集的同時(shí)，做好電子檔案的備份，確保電子檔案的安全。對(duì)檔案的安全采取預(yù)防為主、防救結(jié)合的方針，要切實(shí)做到檔案管理與檔案安全一起抓。
5.5 切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，努力開創(chuàng)環(huán)保檔案工作新局面
要堅(jiān)持正確的用人導(dǎo)向，用事業(yè)留人、待遇留人、感情留人。每一個(gè)工作崗位都是干事創(chuàng)業(yè)的舞臺(tái)，有作為就有地位，有付出就有收獲。
6 展望
總之，檔案是社會(huì)的財(cái)富、歷史的記憶，檔案工作是用科學(xué)的原則和方法來管理檔案，是—項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”的事業(yè)。檔案室不單純是保管檔案的場(chǎng)所，也是組織檔案信息交流的中心，是保證檔案能夠得以安全保管和傳延下去的組織形式，是環(huán)保工作和社會(huì)各方面獲取環(huán)保信息的寶庫。
在信息高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的發(fā)展應(yīng)用已成為趨勢(shì)，同時(shí)也為環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展提供了一個(gè)新的機(jī)遇。我們一定要充分抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，珍惜機(jī)遇，用好機(jī)遇，將現(xiàn)代科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段用于環(huán)保檔案的管理，使檔案管理現(xiàn)代化水平有很大提高，為加快促進(jìn)環(huán)保檔案的現(xiàn)代化共同努力，使環(huán)保檔案事業(yè)在為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)中得到發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介：鄧澤華（1965-），女，助理工程師，從事檔案管理工作。
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