淺談污水處理廠的檔案管理工作
摘 要：本文結合實際工作，簡單介紹清遠市供排水處理中心在檔案管理方面的一些做法和體會。與廣大同行探討。
關鍵詞：污水處理廠;檔案;管理;
清遠市供排水處理中心是經清遠市委.市政府[1999]24號文批準成立，該中心位于市新城16#區半環路三角公園南門內，占地面積約1.7萬平方米(其中建筑占地面積 5000平方米，綠化占地面積12000平方米)，我中心現有五間污水處理廠，總處理規模為14萬噸/日，分別為清新與舊城污水處理廠(4萬噸/日).新城污水處理廠(2萬噸/日).龍塘污水處理廠(4萬噸/日).源潭污水處理廠(3萬噸/日)和石角污水處理廠(1萬噸/日)。這些項目的建設對于改善環境，確保我市的可持續發展，對保護珠江三角洲和廣州的飲用水源有著十分重要的意義。隨著城市的建設和發展，污水排放管網不斷增加和擴大，清遠市供排水處理中心在污水處理事業的發展中形成了大量有價值的檔案資料，如何才能將這些檔案資料管好.用好，使之更好地服務于生產建設，是檔案管理工作者應共同探討的課題。在這里，談談我中心在檔案管理工作中的一些做法和體會，與大家商討。
1.機構健全，是做好檔案管理工作的基礎
隨著清遠市城市建設和人民物質生活水平的不斷提高，城市污水處理既是城市發展的基礎設施，又是城市現代化建設不可缺少的組成部分，是影響城市面貌的整體形象.危機城市居民的身體健康的大事。因此，認真合理地抓好城市污水處理檔案管理，對城市的建設和人類的環境保護是十分有益的，也能適應新時期污水處理工作的需要。首要的是領導十分重視檔案管理工作，認真抓好機構建設。自成立綜合檔案室以來，建立了以綜合檔案室為中心，由分管領導和兼職檔案員組成的檔案管理體系。綜合檔案室承擔檔案工作的規劃.組織.協調.管理，使檔案管理工作開始向科學化.標準化.規范化和管理現代化的方向發展。為保證檔案管理工作資金的需求把檔案工作列入了年度財務計劃，納入了發展的總體規劃，這樣一來既保證了檔案管理工作的發展，又為做好污水處理事業的檔案收集整理工作打下堅實的基礎。
2.檔案管理工作
我中心為確保檔案管理的質量，更好地為生產經營和設備管理各項工作服務，制定了有關檔案管理制度，抓好檔案材料的收集.整理.歸檔等環節的工作。
2.1檔案資料的收集
參與了對各部門檔案的培訓整理工作。全面收集文件材料，凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均列入收集范圍。參考國檔發[1987]27號文《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，結合我中心工作實際，收集范圍分為三類：
1)上級機關的文件材料
包括上級機關召開的需貫徹執行的會議的主要文件，印發屬于本單位主管業務或需要貫徹執行的各類文件材料;
2)本單位的文件材料
本單位的文件材料主要包括：A.本單位召開的各種綜合性會議材料，工作計劃.總結.大事記.簡介，和人事調動，職稱評定.工資變動.退休等形成的材料;B.本單位所有紅頭文件的正稿.底稿.重要文件的修改稿和請示與上級的批復;C.建筑工程簽訂的各種合同.協議書.移交清單等;D.年度統計報表，包括會計年報表.勞資年報表.業務統計年報表等。以新城污水處理廠為例簡要介紹檔案資料的收集。
新城污水處理廠從開工到投產運行，形成了申請書.協議合同書，設計任務書.可行性研究報告.利用外資貸款擔保書.工程圖紙等大量的文件材料，這些文件的收集，采用跟蹤上門的方法，凡上級來文都一律先進行登記，再傳閱，保證了檔案人員可按登記序號進行收集整理。如果發現有部分缺頁的文件.圖紙，馬上進行查找，確保資料的完整性。另外，為使圖紙盡量成套.成卷，我們通過兩種渠道加以收集。一是上門索取，對尚存圖紙資料的單位或個人，將圖紙收回上交檔案室。例如，在竣工驗收中，有些工程只報送了施工圖，而竣工圖與設計變更圖沒有報送，對此，及時查找，使竣工圖與變更圖均補收齊全。二是走訪與建設單位有關的關系單位。了解文件的形成過程，哪些部門形成了哪些文件，就與哪個部門進行聯系索取，確保污水處理工程檔案的完整性。
嚴把文件的歸檔關。污水工程檔案是城市環境保護的重要依據，歸檔材料必須準確無誤，對歸檔的檔案資料進行系統的鑒定，保證檔案材料的真實性和準確性。
3)同級單位的文件材料
同級單位頒發的非本機關主管業務，但需要執行的文件材料或同級單位與本單位聯系.協商工作的重要往來文書。
2.2檔案資料的整理
1)在接收前，對各部門的檔案進行檢查，對不符合要求的，按《檔號編制規則》幫助進行整理。
2)負責資料的管理工作。按《中國圖書分類法》對圖書進行了分類整理，并嚴格地按檔案管理的要求，建立健全了資料接收.整理與管理體系。
3)結合本單位實際情況建立健全的資料接收.整理與管理體系。新城污水處理廠和污水提升泵房已建成并且正常運營，所有從籌建開始的原始資料都已整理成冊后歸檔，清新至舊城污水處理廠與沿江路到舊城污水處理廠污水主干管的原始資料收集歸檔并移交給環保局。隨著龍塘.源潭.石角污水處理廠前期的籌建工作開始了，要對所有的立項.申批和資金申請的原始資料進行收集，確保資料的真實性和完整性。
2.3檔案資料檢查利用
認真做好查(借)閱登記工作，按要求按項目一一填寫清楚，便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。
2.4檔案資料保管保護
負責對檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料室內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵.消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，未出現任何事故。
2.5檔案資料的統計
負責檔案資料的登記與統計工作。建立了各種登記統計簿冊，并及時進行登記統計。按上級要求及時報送有關數據。
3.科學編目，是檔案查找利用的關鍵
按照檔案管理規范化.科學化有關規定，對檔案進行整理和科學編目。污水處理廠機械設備主要是從國外引進的，整理時需要翻譯文字說明等資料。 (1)根據現狀和利用者的情況，將英.漢兩部分材料分別存檔。 (2)檔案人員主動同設備管理人員協商，統一排序，統一規格，統一編號，統一卷內目錄，有效地維護了檔案統一性。 (3)經過幾年的運轉情況證明了科學編目的重要性。有的
機構設備經常發生事故，技術人員根據設備運轉的實際情況，方便地借閱設備技術檔案，及時排除故障，保證設備正常運轉。
4.開發檔案信息資源，是提高檔案管理水平的標志
深入開發檔案信息資源，是搞好檔案工作的出發點和立足點。根據污水處理檔案的特點，采用計算機管理檔案，做好軟件開發工作，提高檔案的質量和管理水平。首先根據檔案部門提出的具體內容與計算機編程人員規劃出整個軟件的基本流程，目前，此項工作已經完成。據統計，自建檔案室以來，檔案室對外提供利用720余次，檔案信息的開發基本滿足了各項工作的需要，促進了事業單位管理.技術進步，為提高效益發揮了較大的作用。其次，污水處理廠工程檔案在改善污水管道.設計排水總體規劃.截污方案等工作中，為領導決策和利用者提供了有效的數據，產生了一定的社會效益。
參考文獻：
[1]薛四新，楊艷，黃有勛，現代檔案管理基礎，機械工業出版社，2007(1)版。
[3] 陳峰. 關于污水廠運行資料檔案管理標準化的探討[J]. 黑龍江史志. 2009(02)。
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